【カスタマー部】1日の業務の流れ
- 「株式会社Y’S GARAGEってどんな会社なのかな」
- 「車屋さんってどんな業務を行うんだろう」
- 「車に詳しくない状態だと、業務って大変？」
- 「Y’S GARAGEで活躍している人ってどんな人なのかな」
就活中にメッセージが届いたけれど、株式会社Y’S GARAGEの情報が手元になくどんな会社なのか知りたいと思っているあなたへ。
こちらでは、株式会社Y’S GARAGEについてインタビュー形式で紹介しております。
インタビューでお話してくださったのは、勝山 奈津希さんです。
勝山さんについて詳しく知りたい方は、ぜひこちらの記事も合わせてご覧くださいませ。
今回は勝山さんにインタビューの中で、主にこういったポイントを語っていただきました。
- カスタマー部の業務について
- 1日の流れについて
- 仕事のやりがいについて
- Y’S GARAGEの魅力
ぜひ弊社がどんな会社なのか、知るきっかけとして読み進めてくださいませ。
なお、この記事を最後まで読んで頂くことで手に入れられる情報は以下のとおりです。
せっかくのタイミングなので、ぜひ最後まで読みすすめてください。
カスタマー部の仕事内容について
部署の役割・業務内容について
Y’S GARAGEのカスタマー部は、主にお客様が車を購入してから納車までに必要な手続きをまとめて行っている部署となります。
役割としては、営業のサポートになります。
元々Y’S GARAGEにはカスタマー制度がなく、会社や事業が大きくなるにつれて取り入れた制度になります。
それ以前は営業が、納車までの手続きを担当分は全て自身で行っていました。
つまり売れる営業メンバーから必然的に事務の量も多くなり、お客様対応に専念しづらくなります。
また事務の業務量も、多くなるにつれミスに頻発しやすい環境となりクレームにも繋がりかねません。
そのため、カスタマー部署設立の必要があると会社で判断しました。
・お客様のお車を平等に管理ができる
・営業メンバーが集中して接客をできる
これは店舗にカスタマー部があることのメリットだと感じています。
カスタマー部の大まかな業務内容や役割については、部署設立の当初から変わっておりません。
ただ、細かな業務内容については、
「これは営業担当がやっていたけど、これからはカスタマーが受け持ったほうが効率がいいかも」
「営業が一環して行ったほうが、業務がはかどるかも」
といった流れで更新されていくことはいくつもあります。
カスタマー部で働く勝山の1日の流れは、ざっとこのようなスケジュールになります。
9:00 出勤・朝礼・店舗清掃
朝礼では、主にこのような事を行います。
・各部署の1日のスケジュール
・サンキューメッセージ
・理念唱和
・店舗の掃除
サンキューメッセージは、Y’S GARAGEの文化の1つです。
毎日2名ほど代表して、直近でありがとうと思ったスタッフへ感謝の気持ちを伝えるということをしています。
朝から感謝の言葉があると、その日一日頑張ろうという晴れやかな気持ちでスタートできるのでとても良い文化だと思っています。
10:00 カスタマー業務スタート
朝礼が終わり、一番最初に行うことはカスタマーボックスの整理です。
カスタマーボックスには、前日に営業や他部署の方からいただいたカスタマー対応分の書類などが入っています。
まずはその書類について締切対応日などを基準に何から手を付けるか、優先順位をつけます。
カスタマー部は、依頼が来た順番に事務処理を行っていると必ず期日までに着手できない業務が出てきてしまいます。
そのため、このように一つひとつの作業の優先度を毎日朝1番に把握してから業務に取り掛かる必要があります。
1日の業務量についても意識していることは同様です。
全体の業務量とそれぞれの完了期日を確認してから、今日・今週までにやっておかないといけないことを把握し1日の業務量を設定しています。
10:30 電話・メール応対
カスタマーは車を購入いただいたお客様の他にも、ディーラーへ新車の発注をかけたり社外の方とお話をする機会は多いです。
お客様は納車までの間ワクワクしてお車を待たれていると思いますので、納期のご連絡などは特にしっかりとお伝えしています。
また電話越しでは相手の表情が見えない分、声を1トーン上げてお話することを意識しています。
そのおかげでお客様からは、「明るくて元気」とよく言っていただきます。
12:00 お昼休憩
日によって取る時間はバラバラです。
1日のスケジュールを見て、休憩時間を自分で決めています。
13:00 書類の作成等、デスクワーク
・販売した車、納車した車の情報管理
・納車関連で必要な書類の作成etc…
中でも毎日必ず行う業務は、明日明後日の納車の準備になります。
納車するお客様に、お渡しする前にきちんと入金いただいているかどうかを確認する必要があります。
その確認を社内全体で把握ができるように、記録・管理するというのが主な納車準備の業務となります。
社内では入金がされているかを確認するための資料があります。
この資料は事務の方と連携を行いますので、なるべく余裕を持って記録するようにしています。
15:00 納車準備の対応
ETCのセットアップ、車のナンバーの取り付けなどは展示場や外に出て作業を行います。
公道に出る際、車のナンバーの設置は必須となります。
ETCについても、高速で使用される方がほとんどだと思いますので必ず私が使用できるようセットアップを行っています。
また、お客様をお出迎えするグリーターという役目もあります。
グリーター業務は、営業、事務、部署関係なくお客様のお出迎えやご案内をするんです。
カスタマーの業務は9割方デスクワークになりますが、一部こういった外に出て行う業務もあるんです。
17:00 退勤(通常は19:00退勤)
まだ子供が小さいので、時短勤務で働いています。
通常は19時退勤なので、17時以降の業務依頼についてはカスタマーボックスに入れてもらい明日確認します。
業務の中で意識していること
1番は、ミスがないように工夫しています。
例えばやらなきゃいけない業務が抜けている、期日に間に合わないなど、、、。
何度も確認を行うことはもちろん、物事の優先度を必ず設定することも大切な心がけの1つです。
次に大切にしていることは、別部署の方とのコミュニケーションです。
絶対に不明点や疑問点を残さないように、というのは日頃から念頭に置いています。
そのため、書類確認の際に不明点などがあった場合にはどんなに細かいことも営業メンバーと連携し確認や質問するなどしています。
ですので、営業の方や時にはサービス・整備の方とも連携を取る必要があります。
しかし、同じ会社で働き同じ目標のために頑張っている仲間とはいえお時間をいただいていることに変わりありません。
質問や確認、お願いに行く際には、必ず感謝の気持ちをしっかりと伝えることを忘れずに心がけています。
カスタマー業務におけるやりがいについて
営業だけでなくカスタマーもお客様と直接関わる機会があります。
やはり、お客様から直接「あなたに担当してもらって良かった」と言ってもらえると嬉しいですね。
私たちの業界の繁忙期は1〜3月ほどになるのですが、その期間は通常の2倍ほど業務量が増えてきます。
この繁忙期の期間はとても大変ですね。
ですがどれだけ店舗が繁忙期でも、お客様にとっては大切に選ばれた1台です。
それを直接の関わりを持ち、より実感できるからこそ忙しくても絶対にミスはしたくないと思っています。
とはいえ業務量が多いとどうしてもミスに繋がりやすいこともありますので、確認はいつも以上に念入りに何度も行っています。
カスタマー業務をやっていて良かったこと
1番嬉しかったことは、社員総会での出来事です。
社員総会ではいつも、その年に頑張った人や成果を残した方に受賞を行う行事があります。
数年前にそこで、いくつかある賞の中でMVPという賞をいただきました。
他部署の方々も含め、3店舗の中のMVPとして選んでいただいたのでとても嬉しかったです。
自身の働きを他部署や店舗を超えて認めてもらえたことも、これからもっと頑張ろうと思えました。
カスタマー部に興味のある方に向けて
カスタマー部で働く人の特徴
人のために動ける人や、人に頼られた時に強く「応えたい！」と思える方が多い印象です。
一般的なイメージとして、営業って会社の花形なんだと思います。
私自身も営業経験がありますが、当時は売上目標があり、その成果が大きいほどダイレクトに会社で評価に繋がる仕組みでした。
カスタマー部では、そういった売上目標って目に見えてあるものではありません。
もちろん、目標はあります。
ですがそれも営業次第、お客様の来店があって初めてカスタマー部署に繋がるという業務がほとんどです。
ですので、「自身が数字を作り出したい！」「目標にひたむきに頑張りたい！」
といった方よりは、縁の下の力持ちとして全力でサポートに回れる方が向いているのかなと思います。
またカスタマー部署では冒頭でお伝えした通り、物事の優先度をきっちりと決めて沢山の書類を一括で管理する部署です。
だからこそ、マネジメントや判断能力、管理能力などはスキルとして必須で身につきます！
これからカスタマーとして働く方へ
カスタマーは基本1店舗で一人、働いています。
もちろんサポートに回ったり、一緒に手を動かしてくれたりといったメンバーはたくさんいます。
最初の頃は、つきっきりで隣で一緒に業務を進めていく予定なのでご安心下さい。
少しずつ任せられる仕事が増えてきたら、カスタマー業務の指示や全体管理についても学んでもらいます。
指示や全体管理を行うという点ではカスタマーは1人がまとまって行う部署になるので、少しずつ慣れていってもらえればと思います。
もちろん初めは慣れない業務で、それもいずれは一人で管轄しなければならない部署と知ると不安はあって当然だと思っています。
ただ安心してほしいことは、間違いなくY’S GARAGEの社員は相談しやすく聞きに行きやすいということです。
1からカスタマー部署を設立する中でたくさんの人のサポートをいただきました。
質問も相談もたくさん乗っていただいて、みなさん真剣に向き合ってくれました。
そんな私が実感したことなので、社員の相談のしやすさについては自信を持ってお伝えできます。
特にカスタマー業務は様々な部署へ確認や質問に行く機会が多いです。
私も今後、後輩ができた際は相談がしやすい環境を作っていこうと思います。
何かあった時に後輩がすぐに営業部やサービスに確認にいけるよう、周りと連携が取りやすい環境を作り出していきたいですね。
個人的には、仕事終わりに話を聞いてもらえたり、休憩中にドリンクをいただけたり、、、。
そういった業務ではないけど休憩や就業後の先輩からのコミュニケーションがとても嬉しかったです。
ですので、私自身も後輩ができた時にこういった細やかなフォローを心がけたいと思います。
さいごに
最後に、勝山さんからY’S GARAGEの魅力を3つに絞ってお答えいただきました。
1.人
Y’S GARAGEではとにかく社員同士の仲がとてもいいです。
業務中も質問に行くなど、コミュニケーションがとりやすい環境であることはもちろん、遊びや飲みに行くメンバーも多いです。
2.意見が発信しやすい環境
経営陣との距離が近いので、自身がやってみたいことや気になっていることを届けやすいです。
また月に一度、店舗内の各部署全員とお話ができる店舗会議、店舗同士で行う全体会議があります。
その会議の際にも意見や発言ができる環境を整えているため、発信しやすい社風だと思います。
3.社内行事がある
社内行事を設けている企業は多くありますが、Y’S GARAGEはその中でも少し珍しい行事があります。
毎年、社員旅行と社員総会、そして入社式の3つを同時期に行うんです。
私が入社した年は、沖縄で入社式を行い、社員と沖縄旅行を満喫しました。
入社式を沖縄の旅行先で過ごす会社ってあまりないと思うんです。
楽しい思い出をたくさん作って働き始めることができたので、人間関係においては入社当初から不安は全くありませんでした！
いかかでしたでしょうか？
株式会社Y’S GARAGEの会社や社員の雰囲気について、イメージいただけましたでしょうか？
念のため、今回の記事のおさらいをすると、大切なポイントは以下の通りです。
もし、採用担当へ聞いてみたいことがありましたら、株式会社Y’S GARAGE新卒採用サイトよりお問い合わせくださいませ。
最後まで読んでくださり本当にありがとうございました。
あなたとお会いできる日を心より楽しみにお待ち申し上げております。